1. 07:08 06/08/2026
Trong công việc hằng ngày, có những giai đoạn danh sách việc cần làm dài đến mức nhìn vào đã thấy mệt. Việc nào cũng được mô tả là “quan trọng”, nhiều việc lại bị gắn thêm nhãn “cần gấp”. Nếu chỉ xử lý theo cảm giác hoặc theo người nhắc nhiều nhất, chúng ta dễ bỏ sót những việc thật sự tạo ra tác động lớn.
Một cách dùng AI khá hữu ích là nhờ AI hỗ trợ lập ma trận ưu tiên công việc. Thay vì chỉ hỏi “tôi nên làm việc nào trước?”, hãy cung cấp cho AI bối cảnh, tiêu chí đánh giá và danh sách việc cụ thể. AI có thể giúp bạn phân loại, đặt câu hỏi làm rõ và đề xuất thứ tự xử lý hợp lý hơn.
Ví dụ, bạn có thể đưa vào danh sách như sau:
- Hoàn thiện báo giá cho khách hàng A
- Sửa lỗi trên trang thanh toán
- Chuẩn bị nội dung cho buổi họp tuần
- Trả lời 15 email tồn đọng
- Cập nhật tài liệu hướng dẫn cho nhân viên mới
Sau đó yêu cầu AI đánh giá theo các tiêu chí: mức độ ảnh hưởng đến khách hàng, rủi ro nếu chậm, thời gian thực hiện, phụ thuộc vào người khác và hạn chót. Kết quả tốt không chỉ là một danh sách xếp hạng, mà là bảng phân nhóm như:
- Làm ngay: việc có rủi ro cao hoặc ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, khách hàng, vận hành.
- Lên lịch: việc quan trọng nhưng chưa cần xử lý trong hôm nay.
- Giao bớt hoặc xin hỗ trợ: việc tốn thời gian nhưng không nhất thiết phải do bạn làm.
- Tạm hoãn: việc ít tác động hoặc chưa đủ thông tin để bắt đầu.
Một câu lệnh mẫu có thể dùng:
“Tôi đang có các việc sau. Hãy giúp tôi lập ma trận ưu tiên theo 4 nhóm: làm ngay, lên lịch, giao bớt, tạm hoãn. Với mỗi việc, hãy giải thích ngắn gọn lý do xếp nhóm và nêu câu hỏi cần làm rõ nếu thiếu thông tin. Tiêu chí ưu tiên gồm: tác động đến khách hàng, rủi ro nếu trễ, hạn chót, thời gian thực hiện và mức độ phụ thuộc.”
Điểm quan trọng là không nên giao toàn bộ quyền quyết định cho AI. AI không biết đầy đủ chính trị nội bộ, cam kết miệng, độ nhạy cảm của khách hàng hay năng lực thực tế của từng người trong nhóm. Hãy xem gợi ý của AI như bản nháp để suy nghĩ rõ hơn, không phải mệnh lệnh phải làm theo.
Một mẹo thực tế là yêu cầu AI đưa ra thêm “phương án nếu chỉ có 2 giờ làm việc” hoặc “phương án nếu phải nghỉ nửa ngày”. Những tình huống giới hạn thời gian như vậy giúp bạn nhìn ra việc nào thật sự cần xử lý trước.
Ngoài ra, sau khi có danh sách ưu tiên, bạn có thể nhờ AI viết lại thành thông báo ngắn gửi cho quản lý hoặc đồng đội. Ví dụ: “Hôm nay tôi sẽ ưu tiên sửa lỗi thanh toán và hoàn thiện báo giá cho khách hàng A. Phần tài liệu hướng dẫn sẽ dời sang chiều mai vì không ảnh hưởng trực tiếp đến vận hành hôm nay.” Cách trình bày này giúp giảm hiểu nhầm và tạo sự minh bạch về lựa chọn ưu tiên.
Tóm lại, AI không làm cho khối lượng công việc ít đi, nhưng có thể giúp chúng ta nhìn công việc có cấu trúc hơn. Khi danh sách việc trở nên rõ ràng, việc nói “làm trước”, “làm sau” hoặc “chưa làm ngay” cũng trở nên dễ giải thích và ít cảm tính hơn.