Có những ngày không hẳn là mình làm quá nhiều, nhưng vẫn thấy mệt rã rời. Sáng trả lời vài tin nhắn, lát sau mở email, rồi nhớ ra phải chuyển khoản, đang làm thì có người gọi, xong lại quay sang dọn bàn một chút. Việc nào cũng nhỏ, nhưng cả ngày cứ bị kéo qua kéo lại nên đầu óc rất nhanh đuối. Một cách đơn giản mình thấy khá hữu ích là “gom việc theo cụm”. Nghe hơi giống mẹo năng suất, nhưng thực ra áp dụng rất đời thường, không cần app hay sổ sách cầu kỳ. Gom việc theo cụm là gì? Thay vì gặp việc nào xử lý ngay việc đó, mình chia các việc giống nhau vào cùng một khoảng thời gian. Ví dụ: - Tin nhắn, email, cuộc gọi: gom vào 2-3 khung giờ trong ngày để xử lý. - Việc nhà lặt vặt: rửa ly, gom rác, lau bàn, xếp đồ vào một lượt 15-20 phút. - Việc cần ra ngoài: mua đồ, gửi hàng, đổ xăng, rút tiền thì sắp cùng một tuyến đường. - Việc cần suy nghĩ: viết báo cáo, tính chi tiêu, lên kế hoạch thì làm khi đầu óc còn tỉnh, tránh xen kẽ với việc vặt. Ví dụ thực tế: thay vì đang nấu ăn lại nhớ ra phải trả lời tin nhắn, rồi đang trả lời lại nhớ phải đặt mua nước rửa chén, mình ghi tạm vào một mẩu giấy hoặc ghi chú điện thoại. Sau bữa ăn, dành 10 phút xử lý một lượt. Cảm giác nhẹ hơn hẳn vì không phải đổi “chế độ” liên tục. Vì sao cách này giúp đỡ mệt? Mỗi lần chuyển từ việc này sang việc khác, não phải mất một chút thời gian để bắt nhịp lại. Nếu cả ngày cứ nhảy việc liên tục, mình tưởng là đang linh hoạt, nhưng thật ra rất hao năng lượng. Gom việc theo cụm giúp giảm số lần chuyển hướng, nhờ đó ít bị cảm giác “làm mãi không xong”. Cách áp dụng cho người bận rộn Không cần làm quá nghiêm túc. Có thể bắt đầu bằng 3 bước nhỏ: 1. Cuối buổi sáng hoặc tối hôm trước, ghi ra vài việc cần làm. 2. Khoanh nhóm việc giống nhau: liên lạc, giấy tờ, việc nhà, mua sắm, việc cần tập trung. 3. Chọn thời điểm xử lý từng nhóm, mỗi nhóm chỉ cần 10-30 phút. Một lưu ý quan trọng: không phải việc gì cũng nên trì hoãn. Việc khẩn cấp, liên quan sức khỏe, an toàn, deadline sát thì vẫn cần xử lý ngay. Gom việc theo cụm phù hợp nhất với những việc lặt vặt, không quá gấp nhưng dễ làm mình phân tâm. Mẹo nhỏ để dễ duy trì - Đặt một “khay chờ” cho việc vặt: ghi chú điện thoại, sổ tay, hoặc tờ giấy dán trên bàn. - Đừng gom quá nhiều, vì cụm việc dài quá lại thành áp lực. - Chừa khoảng trống giữa các cụm, phòng khi có việc phát sinh. - Nếu sống cùng gia đình, có thể thống nhất một khung giờ xử lý việc chung như đặt đồ, thanh toán, dọn dẹp. Nói ngắn gọn, gom việc theo cụm không làm cuộc đời bớt việc, nhưng giúp mình bớt cảm giác bị việc kéo đi. Trong nhịp sống nhiều tin nhắn, nhiều thông báo và nhiều thứ lặt vặt như hiện nay, đôi khi chỉ cần bớt “đổi kênh” liên tục là đã nhẹ đầu hơn rất nhiều.